La gestion comptable du CSE nécessite un certain nombre de compétences et de moyens pour être optimisée. La clôture comptable du CSE, sans être une tâche insurmontable, permet d’achever l’enregistrement de l’intégralité des écritures comptables d’une période définie par le CSE. Elle implique de réunir l’ensemble des pièces comptables et des opérations financières pour éditer le bilan du CSE. Si cette responsabilité incombe en premier lieu au trésorier, ce dernier peut s’appuyer sur des outils performants pour accomplir sa tâche. Tour d’horizon des enjeux liés à la clôture comptable du CSE.
Quelles sont les obligations ?
Comme toute structure économique quel que soit son statut, le CSE doit clôturer ses comptes pour passer d’un exercice comptable à un autre et figer sa situation à cet instant T. Suite à la clôture comptable, le CSE peut présenter ses comptes annuels, généralement le 31 décembre.
Les comptes annuels du CSE sont clôturés en fonction des modalités prévues par le règlement intérieur, lui-même édicté par les élus. Concrètement, cette action permet de dresser un inventaire des dépenses et recettes du CSE sur l’exercice écoulé et d’établir un état des lieux de ce qu’il possède et ce qu'il doit. Un processus en trois étapes.
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L’enregistrement comptable des mouvements
Cette opération consiste à répertorier les opérations comptables effectuées par le CSE durant l’exercice écoulé, à savoir toutes les entrées et les sorties du ou des comptes administrés par l’instance. L’enregistrement comptable des mouvements s’effectue sur la base du travail effectué toute l’année par le trésorier qui organise le suivi analytique des activités comptables.
- Le contrôle par inventaire
La clôture des comptes du CSE nécessite également d’effectuer un contrôle en distinguant les dépenses et recettes affectées au budget de fonctionnement (matériels, remboursement de frais, etc...) et au budget des ASC (les activités sociales et culturelles correspondent aux avantages octroyés aux salariés). Le CSE doit également faire un contrôle des stocks (billets de cinéma,billets spectacles…). Cet inventaire doit également reprendre les éléments à inscrire à l’actif ou au passif du patrimoine du CSE.
- L’établissement des comptes annuels
La clôture comptable du CSE se termine invariablement par la présentation des comptes annuels aux élus et à la direction de l’entreprise. Ces derniers sont réunis lors d’une séance plénière uniquement dédiée à ce sujet et faisant l'objet d'un procès verbal spécifique. C’est au cours de cette réunion, qui intervient dans un délai de six mois à compter de la clôture de l'exercice, que les élus pourront approuver les comptes.
Quels changements depuis le passage au CSE ?
Les obligations comptables auxquelles sont soumises les CSE peuvent parfois différer de celles auxquelles devait se conformer le CE (Comité d’entreprise). La transition entre CE et CSE nécessitait d’ailleurs elle-même de respecter un certain nombre de règles comptables (lire : Quelles obligations comptables pour le CSE ?)
Concrètement, les obligations comptables du CSE dépendent principalement de sa dimension.
- Pour les “Petits CSE”, ceux dont les ressources annuelles ne dépassent pas 153.000 euros, la mise en place d'un livre de tenue de compte répertoriant les dépenses et recettes du CSE est suffisante. Ce document sera synthétisé et présenté aux élus ainsi qu’à la présidence du CSE en assemblée plénière pour clôturer l’exercice comptable.
- Les CSE de taille moyenne sont ceux dont les ressources annuelles dépassent les 153 000 euros et ne répondent pas aux critères des “Grands CSE”. Ils doivent faire appel aux services d’un expert-comptable mais peuvent adopter une présentation simplifiée de leurs comptes (bilan, compte de résultat, annexe simplifiée) et n'enregistrer leurs créances et leurs dettes qu'à la clôture de l'exercice.
- Les “Grands CSE”, sont ceux répondant à au moins 2 des 3 trois critères suivants : 50 salariés en équivalent temps plein, 1,55 million d'euros pour le total du bilan, 3,1 millions d'euros de ressources. Ces CSE doivent faire appel à un expert-comptable d’une société A et faire valider leurs comptes par un commissaire aux comptes d’une société B pour des questions déontologiques. Ils sont assujettis aux obligations d’une comptabilité de droit commun. Ils doivent présenter des comptes certifiés et consolidés pour le CSE, mais également les éventuelles entités qu’il contrôle.
Quel rôle pour le trésorier ?
Le trésorier joue un rôle central dans la clôture du compte du CSE et plus généralement dans le fonctionnement du CSE. Élu généralement pour quatre ans en même temps que le président et le secrétaire (lire : Les élections professionnelles du CSE), il est le garant des comptes du CSE.
Au quotidien, le trésorier administre les finances de l’instance. Il contrôle les dépenses et s’assure que les recettes sont bien perçues. Ses missions n’étant pas explicitement édictées dans le Code du Travail, il revient aux membres élus d’en préciser les contours dans le cadre du règlement intérieur du CSE. Pour tout savoir sur les missions et obligations du trésorier du CSE, consultez notre article : Trésorier du CSE : le garant du bon fonctionnement et des comptes du CSE.
Quels moyens pour remplir sa mission ?
L’étendue des missions confiées au trésorier et les compétences nécessaires pour s’en acquitter dépendent fortement, comme nous l’avons vu plus haut, du budget du CSE et des obligations comptables qui y sont liées. Ce sont ces obligations qui vont ainsi dicter les outils et moyens qui doivent être alloués au trésorier pour qu’il puisse mener à bien sa mission.
Edenred Solutions CSE propose une solution logiciel spécifiquement développée pour répondre aux obligations comptables des CSE et permettre aux élus de suivre leur budget à l'année, de piloter simplement l'ensemble des dépenses et recettes et d'établir un rapport de gestion conformément aux obligations légales. Par exemple, toutes les dépenses et recettes qui sont inscrites manuellement ou en lien avec les prestations ASC se transcrivent et se déversent automatiquement dans la comptabilité pour être librement visualisées ou exportées en un seul clic.
La sécurité des données comptables étant cruciale, le logiciel est sécurisé et les données sont hébergées en France. Par ailleurs, les CSE équipés du logiciel Edenred Solutions CSE bénéficient d’un support technique et d’équipes de consultants présentes et joignables quotidiennement par téléphone pour répondre à toutes les questions des élus. Si besoin, les experts comptables et commissaires aux comptes peuvent eux aussi joindre nos équipes via une ligne qui leur est spécifiquement dédiée.
Cette solution logiciel permet d’optimiser la clôture comptable et plus généralement la gestion des finances du CSE. Retrouvez en détail l’offre de gestion et comptabilité Edenred Solutions CSE.
