Quand les élections du CSE n’aboutissent pas (souvent faute de candidats), il ne suffit pas de le constater : il faut documenter la situation, dans le bon ordre et avec les bons délais, pour sécuriser l’entreprise et informer clairement les salariés.
Dans cet article, on fait le point de façon pratique : quand un PV de carence est nécessaire, comment l’établir et le transmettre, et quelles limites il faut connaître.
Pourquoi un PV de carence est important ?
Un point de conformité : l’entreprise doit pouvoir prouver qu’elle a fait le nécessaire
Dès que l’entreprise doit mettre en place un CSE, l’organisation des élections doit être réelle et traçable. En pratique, cela veut dire : une information des salariés qu’on peut dater, un calendrier cohérent et des démarches qu’on peut justifier.
Le PV de carence sert justement à acter officiellement ce qui s’est passé : la procédure a été engagée, les étapes prévues ont été enclenchées, et l’absence de CSE vient d’une carence de candidatures (ou d’un échec du processus), pas d’un blocage interne.
En clair, c’est un document qui verrouille votre dossier : en cas de question d’un salarié, d’un syndicat, d’un contrôle ou d’un litige, vous ne repartez pas de souvenirs ou d’emails introuvables. Vous avez un écrit daté, cohérent avec le déroulé, que vous pouvez produire immédiatement.
Une protection contre le risque d’entrave
Lorsque les élections du CSE ne sont pas organisées, sont reportées sans motif valable, ou que la procédure n’est pas menée dans des conditions permettant réellement la candidature et le vote (information tardive, règles peu claires, absence de suite), l’employeur peut être exposé à un risque d’entrave.
Selon l’article L2317-1 du Code du travail, l’entrave à la constitution du CSE ou à la libre désignation de ses membres est punie de 1 an d’emprisonnement et de 7 500 € d’amende.
Le PV de carence ne suffit pas, à lui seul, à écarter tout risque. En revanche, il contribue à documenter le dossier : il permet d’établir que la procédure a été engagée, que les salariés ont été informés, que les étapes prévues ont été réalisées, et que le CSE n’a pas été mis en place faute de candidatures.
Pour en savoir plus sur le Délit d’entrave CSE : définition et sanctions en 2025.
Informer les salariés
Le PV de carence doit être porté à la connaissance des salariés par un moyen permettant de donner une date certaine. Concrètement, l’objectif est simple : pouvoir prouver quand et comment l’information a été diffusée.
Dans la pratique, un affichage daté (avec photo), un email collectif horodaté ou une publication intranet avec historique suffisent généralement, à condition d’en conserver la trace. Cette diffusion rend la situation compréhensible pour tous et évite les interprétations : le CSE n’a pas été mis en place faute de candidatures.
C’est aussi ce qui prépare la suite : contrôle éventuel, demande de relance des élections par un salarié ou un syndicat, ou nouvelles démarches internes.
Quand faut-il un PV de carence ?
CSE impossible à mettre en place (ou à renouveler)
Le PV de carence est nécessaire lorsque, à l’issue de la procédure électorale, le CSE ne peut pas être mis en place(première mise en place) ou pas être renouvelé (fin de mandat). En pratique, on retrouve généralement le même scénario : Les élections ont été engagées et organisées, mais il n’y a pas eu de candidatures (ou pas assez pour pourvoir les sièges), et, au final, aucun CSE n’est constitué.
Dans ce cas, le cadre est clair : “lorsque le comité social et économique n’a pas été mis en place ou renouvelé, un procès-verbal de carence est établi par l’employeur.” Cette règle figure à l’article L2314-9 du Code du travail.
Concrètement, ce PV sert à constater officiellement la situation et à sécuriser la suite : informer les salariés (avec date certaine), effectuer les transmissions requises et conserver un dossier de preuves.
Aucun candidat aux deux tours
C’est le cas le plus fréquent en pratique : les élections sont lancées, mais aucune liste n’est déposée au 1er tour. L’employeur doit alors poursuivre la procédure et organiser le 2nd tour, qui est ouvert à des candidatures non syndicales. Si, là encore, aucun candidat ne se présente, le CSE ne peut pas être constitué.
Dans ce scénario, on utilise le formulaire officiel (Cerfa) de PV de carence, qui permet de consigner de manière standardisée les informations essentielles : dates des tours, sièges à pourvoir, collèges concernés et constat de l’absence de candidatures. Cela facilite aussi les démarches qui suivent (information des salariés, transmissions et archivage du dossier).
Pour retrouver le formulaire : Cerfa PV de carence CSE
11 à 20 salariés : la règle des 30 jours
Dans une entreprise de 11 à 20 salariés, la loi prévoit une règle spécifique, souvent source de confusion : si, dans les 30 jours qui suivent l’information des salariés sur l’organisation des élections, aucun salarié ne se porte candidat, l’employeur n’est pas tenu d’inviter les organisations syndicales à négocier le protocole d’accord préélectoral.
Ce que cela change, concrètement : vous pouvez éviter une phase de négociation formalisée du PAP (protocole d’accord préélectoral) si personne ne se manifeste dans les 30 jours. En revanche, vous devez quand même sécuriser le déroulé : tracer l’information initiale (date certaine), conserver les preuves, fixer un calendrier clair, et être en mesure de constater la carence de façon solide.
Bon réflexe : même dans une petite structure, traitez le sujet comme un mini-dossier. Le jour où un salarié, un syndicat ou l’administration vous demande « quelles démarches ont été réalisées ? », vous devez pouvoir répondre avec des éléments datés (diffusion de l’information, absence de candidatures constatée, étapes menées et documents conservés).
Les situations excluant le recours au PV de carence
Le PV de carence n’est pas la réponse à toutes les situations “compliquées” autour des élections.
Deux cas reviennent souvent :
1) Le CSE existe déjà, mais il devient incomplet (démissions, départs, sièges vacants)
Dans ce cas précis, nous ne sommes pas face à une absence de CSE : l’instance existe, mais elle est fragilisée. La solution à envisager est plutôt celle des élections partielles, si les conditions sont réunies. Le PV de carence n’est pas adapté, car il sert à constater qu’un CSE n’a pas pu être mis en place ou renouvelé.
À lire aussi : Élections partielles CSE : conditions et procédure.
2) Faible participation / confusion autour du “quorum”
Un faible nombre de votants ne signifie pas automatiquement qu’il y a “carence”. Ce qui compte, c’est le résultat final : est-ce qu’à l’issue du processus, des élus ont été désignés et le CSE peut être constitué/renouvelé ?
- Si des élus sont effectivement élus (même partiellement), on établit des résultats, pas un PV de carence.
- Le PV de carence devient pertinent seulement si, au final, aucun CSE ne peut être constitué.
Quand établir le PV de carence : le bon timing et le bon calendrier
L’idée à retenir est simple : on ne “fait” pas un PV de carence au feeling. Il intervient à la fin d’une démarche électorale menée jusqu’au bout, avec des dates et des preuves cohérentes.
Débuter correctement : informer les salariés
Le point de départ, c’est l’information des salariés sur l’organisation des élections, par un moyen qui permet de prouver la date (affichage daté, email horodaté, intranet avec historique…). Dans cette information, l’employeur indique aussi la date envisagée du 1er tour. C’est ce jalon qui permet ensuite de montrer que la procédure a réellement démarré.
Fixer et tenir le calendrier des tours
Une fois l’information diffusée, le calendrier doit être tenu : préparation des listes électorales, modalités de vote, organisation du 1er tour, puis du 2nd tour si nécessaire.
Le point important ici, c’est la cohérence : des dates annoncées, des étapes tracées, et des justificatifs conservés.
Renouvellement en fin de mandat : anticiper pour éviter les risques
En renouvellement (fin de mandat), l’enjeu principal est de caler la procédure sur la date d’expiration des mandats. La loi encadre notamment deux repères : l’invitation des organisations syndicales, qui doit intervenir suffisamment en amont, et la période dans laquelle le 1er tour doit se tenir. Quand on démarre trop tard, on se retrouve vite à “courir après le calendrier”.
Concrètement, le bon réflexe est de partir de la date de fin de mandat et de remonter le temps. Cela permet d’anticiper la négociation du PAP (protocole d’accord préélectoral) lorsqu’elle s’applique, de préparer les listes électorales, de choisir les modalités de vote (papier/électronique) et de planifier les deux tours. Plus ce planning est réaliste, plus vous limitez les imprévus (absences, retours tardifs, corrections de listes, difficulté à trouver des candidats, etc.).
À lire aussi : Durée des mandats CSE : règles, renouvellements et prorogations.
Établir le PV au bon moment : après constat final d’impossibilité
Le PV de carence s’établit lorsque le constat est clair : le CSE n’a pas pu être mis en place ou renouvelé à l’issue du processus (souvent parce qu’il n’y a eu aucun candidat aux deux tours). C’est à ce moment-là que le PV prend tout son sens : il formalise la carence, puis permet d’enchaîner sur les obligations suivantes (information des salariés, transmissions, archivage).
Bon réflexe : traitez cette séquence comme un mini dossier (preuves d’information, calendrier, constats d’absence de candidatures, copies des envois). C’est ce qui rend le PV solide si la situation est questionnée plus tard.
Comment mettre en place un PV de carence conforme (procédure pas à pas)
L’objectif est simple : si quelqu’un vous demande « qu’avez-vous fait, quand et comment ? », vous devez pouvoir répondre avec des éléments datés et cohérents.
1) Préparer un “dossier preuves” avant même de remplir le PV
Un PV de carence solide, ce n’est pas seulement un document final : c’est un ensemble de traces qui racontent le déroulé de la procédure. Avant de remplir quoi que ce soit, regroupez :
- la preuve de l’information des salariés (affichage daté + photo, email horodaté, publication intranet avec historique) ;
- le calendrier des opérations (dates, horaires, modalités de vote, éventuel prestataire) ;
- les invitations syndicales si elles s’appliquent, avec une preuve d’envoi ;
- le constat d’absence de candidatures (au 1er tour et, si nécessaire, au 2nd tour).
Bon réflexe : conservez tout au même endroit (dossier partagé/drive), avec des fichiers nommés de façon claire (date + type de document).
2) Remplir le bon document : Cerfa
En cas de carence liée aux élections, la méthode la plus sûre est d’utiliser le formulaire officiel (Cerfa) de PV de carence. Il permet de consigner, de manière standardisée, les informations essentielles :
- l’identification de l’entreprise (et, si besoin, des établissements) ;
- les collèges et les sièges à pourvoir ;
- les dates des tours ;
- la constatation de la carence.
L’intérêt du Cerfa : il limite les oublis et facilite les échanges avec l’administration.
Pour retrouver le formulaire : Cerfa PV de carence CSE
3) Diffuser le PV aux salariés
Une fois établi, le PV doit être porté à la connaissance des salariés de façon traçable. L’idée n’est pas d’en faire trop, mais d’être capable de prouver la diffusion.
En pratique, un schéma simple fonctionne bien :
- affichage daté (avec photo) ;
- email collectif horodaté ;
- et/ou publication intranet avec historique.
4) Envoyer le PV et archiver le dossier
Après la diffusion interne, il faut réaliser les envois prévus (inspection du travail et transmission via le dispositif ministériel, selon vos modalités). Pour rester serein, retenez deux règles :
- Faites les transmissions dans les délais ;
- Gardez une preuve d’envoi (accusé, recommandé, confirmation de dépôt, capture d’écran).
Astuce : regroupez le PV + les preuves principales (information salariés, calendrier, envois, constats) dans un seul PDF daté, puis archivez-le. C’est ce dossier qui vous sauvera du temps si la situation est questionnée plus tard.
Les limites du PV de carence
Il ne dispense pas durablement de mettre en place un CSE
Le PV de carence constate une situation à un instant donné : il ne met pas fin à l’obligation de mettre en place un CSE. En clair, il “acte” qu’à l’issue des élections engagées, le CSE n’a pas pu être constitué, mais il ne ferme pas le sujet.
Une nouvelle organisation des élections peut être demandée par un salarié ou une organisation syndicale. L’employeur doit alors réengager la procédure dans le délai légal. Lorsque le PV de carence a déjà été établi, cette demande s’inscrit dans un cadre précis (notamment un délai minimal avant relance), fixé par l’article L2314-8 du Code du travail.
Il ne corrige pas une procédure irrégulière
Le PV de carence ne “rattrape” pas une procédure mal engagée. Même s’il est correctement rempli, il ne compense pas des irrégularités intervenues plus tôt, par exemple :
- une information des salariés sans preuve de diffusion (ou sans date certaine) ;
- un calendrier incohérent ou non respecté ;
- des obligations syndicales non réalisées alors qu’elles étaient requises ;
- l’absence de 2nd tour alors qu’il devait être organisé.
Le principe est simple : le PV est la trace du processus. Si le processus est fragile, le PV l’est aussi. D’où l’importance de sécuriser en amont les dates, les formalités et les preuves, avant de conclure à la carence.
Il ne remplace pas les élections partielles (quand un CSE existe déjà)
Le PV de carence sert à constater qu’un CSE n’a pas pu être mis en place ou renouvelé. Il n’a pas vocation à traiter une situation où le CSE existe déjà, mais devient incomplet en cours de mandat (démissions, départs, sièges vacants).
Dans ce cas, la question à se poser est plutôt : faut-il organiser des élections partielles ? Cela dépend de la situation (représentation d’un collège, nombre de titulaires restants, proximité de la fin de mandat). Le PV de carence n’est donc pas l’outil adapté, car il ne correspond pas à l’objectif : ici, il s’agit de compléter une instance existante, pas de constater son absence.
Un PV de carence utile, c’est surtout une procédure claire et bien tracée
Le PV de carence n’est pas “un document de plus” : c’est un outil de preuve. Il est utile s’il s’appuie sur une procédure menée de façon rigoureuse, avec des éléments simples mais vérifiables.
Pour qu’il vous protège réellement, l’essentiel est d’avoir une information des salariés traçable (avec date certaine), un calendrier cohérent et respecté, des formalités adaptées à votre effectif (dont, le cas échéant, les invitations), une diffusion interne et des transmissions réalisées dans les temps avec preuves d’envoi, et un archivage sérieux des documents (pièces, dates, accusés).
En pratique, si votre dossier permet de répondre clairement à « qu’avez-vous fait, quand et avec quelles preuves ? », vous avez l’essentiel.
