Données personnelles

NOTICE D’INFORMATION INSTITUTIONNELLE RELATIVE A LA PROTECTION DES DONNEES

Visiteurs – Prospects – Clients – Partenaires - Prestataires

(Janvier 2022)

La présente notice a pour objet de préciser les modalités des traitements de données mis en œuvre, en qualité de Responsable du traitement, par Edenred SAS (ci-après « Nous/notre »), s’agissant des données à caractère personnel (ci-après « Données personnelles » ou « Données ») concernant (i) les visiteurs et utilisateurs du site www.solutionscse.edenred.fr, (ii) les personnes physiques manifestant un intérêt pour nos services dans le cadre de leur activité professionnelle (via un appel téléphonique, un courriel, une rencontre sur un salon…) et (iii) les représentants ou interlocuteurs de nos Clients, Prestataires ou Partenaires (passés, actuels ou futurs) (ci-après conjointement ou séparément désignés « vous/votre »).

Conformément aux dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée, et du Règlement (UE) n°2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après conjointement désignés « Réglementation relative à la protection des données » ou « Réglementation applicable »), cette notice vous permet de connaître notamment les Données personnelles vous concernant que nous collectons, les finalités des traitements que nous réalisons, les destinataires de vos Données ainsi que vos droits vis-à-vis de celles-ci.

La présente notice n’a pas vocation à encadrer les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre à l’occasion de la navigation sur les sites internet que Edenred Solutions CSE édite pour ses Clients ou sur la Plateforme Edenred Meyclub, ces sites disposant de leurs propres Politiques de protection des données personnelles.

Définitions

Les termes ci-dessous définis auront, au sein du présent document (ci-après, « la Notice »), la signification suivante :

Client : (i) Comité Social et Economique ou toute entité de droit privé ou de droit public mettant en œuvre des activités sociales et culturelles (ci-après collectivement « CSE »), et/ou (ii) toute entité de droit privé ou de droit public, ayant souscrit un ou plusieurs Services proposés par Edenred Solutions CSE, ou bénéficiant de services mis en œuvre par Edenred Solutions CSE.

Délégué à la Protection des Données / Correspondant à la Protection des Données : personne physique ou morale chargée d’assurer la conformité à Réglementation relative à la protection des données, des Traitements de Données personnelles mis en œuvre par Edenred Solutions CSE.

Données personnelles ou Données : toute information permettant d’identifier, directement ou indirectement, une personne physique, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Destinataire : personne physique ou morale, à laquelle Edenred Solutions CSE communique des Données personnelles, en raison de ses fonctions ou de son intervention dans le cadre des Services.

Partenaires : entités ou organismes dont les produits (biens ou services) sont proposés aux Bénéficiaires sur la plateforme Edenred Meyclub.

Personnes concernées : personnes physiques dont les Données personnelles sont collectées et traitées par Edenred Solutions CSE.

Plateforme Edenred Meyclub : plateforme d’e-commerce et de réservation de voyages à destination des Bénéficiaires des Clients de Edenred Solutions CSE, proposant des offres de biens et services, classées en différents univers (sport, shopping, tourisme, voyages, loisirs, presse, électroménager, high-tech, maison, culture/jeux, informatique, mode, télétravail...), les Clients choisissant les univers mis à disposition de leurs Bénéficiaires.

Responsable du traitement : organisme qui détermine les finalités et les moyens du traitement de Données personnelles, et auprès duquel vous pouvez exercer les droits dont vous disposez vis-à-vis de vos Données personnelles, à savoir Edenred Solutions CSE.

Site : site www.solutionscse.edenred.fr, fournissant aux visiteurs de l’information sur l’activité de Edenred Solutions CSE et leur permettant de contacter ses services.

Sous-traitant : organisme qui traite les Données personnelles au nom et pour le compte du Responsable du traitement.

Traitement : toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des Données personnelles ou des ensembles de Données personnelles, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.

Visiteur / Utilisateur du Site : toute personne physique se connectant ou naviguant sur le Site www.solutionscse.edenred.fr, ou utilisant les fonctionnalités du Site.

Quand et auprès de qui collectons nous vos Données ?

Nous collectons vos Données personnelles :

® Directement auprès de vous, notamment lorsque vous contactez nos services ou formulez une demande auprès de nos services, via nos formulaires de contact ou par quelques moyens que ce soit ;

® Indirectement auprès de nos Clients, Partenaires ou Prestataires, s’agissant des Données personnelles relatives aux représentants de nos Clients, Partenaires ou Prestataires nécessaires à la gestion de la relation contractuelle ou commerciale.

Pourquoi collectons-nous vos Données personnelles ?

En fonction de votre qualité, nous collectons et traitons en qualité de Responsable du traitement, des Données personnelles vous concernant, pour les finalités suivantes :

® Gestion des demandes de contact, d’informations, de services (via le Site, à l’occasion d’un appel téléphonique ou d’une rencontre avec nos services) ;

® Gestion des mesures précontractuelles ;

® Gestion de la relation contractuelle et des relations commerciales ;

® Gestion du recouvrement, de la fraude et des contentieux ;

® Gestion et mise à disposition des Services souscrits ;

S’agissant des Traitements de Données personnelles réalisés pour la gestion de l’Espace Client, les Clients peuvent obtenir plus d’information en consultant les Conditions d’Utilisation de l’Espace Client.

® Gestion de la sécurité du Site et des Services ;

® Gestion des abonnements aux lettres d’information de Edenred Solutions CSE ;

® Gestion de la prospection commerciale ;

® Réalisation d’études et d’analyses prédictives, d’enquêtes de satisfaction et de sondages ;

S’agissant des Traitements de Données personnelles réalisés pour cette finalité dans le cadre du programme « La voix du Client », les Clients peuvent obtenir plus d’information en consultant la Politique de confidentialité dédiée.

® Gestion des demandes d’exercice des droits relatifs aux Données personnelles ;

® Respect de la réglementation en vigueur.

En fonction de votre qualité et des finalités suscitées, les Traitements sont mis en œuvre pour l’exécution d’un contrat ou la réalisation de mesures précontractuelles, aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Edenred Solutions CSE, pour le respect de nos obligations légales ou avec votre consentement.

Dans le respect de la Réglementation applicable, nous sommes susceptibles de vous adresser des communications électroniques à visée commerciale, pour des biens ou services analogues à ceux souscrits. Vous pouvez vous désabonner de ces communications à tout moment via le lien de désabonnement.

Quelles catégories de Données personnelles traitons-nous ?

Nous ne collectons et ne traitons que les Données personnelles, strictement nécessaires à la réalisation des finalités susmentionnées.

Les catégories de Données personnelles traitées, sont fonction de la finalité poursuivie et du canal de collecte des Données personnelles :

® Données d’identité et d’Etat civil (telles que civilité, nom, prénom) ;

® Données de contact (telles que numéro de téléphone, adresse courriel) ;

® Données relatives à la vie professionnelle (telles que fonction, entreprise, ou le cas échéant poste au sein du CSE, appartenance syndicale des représentants du CSE) ;

® Données de connexion et de traçabilité (telles que login, adresse IP) ;

® Données relatives au suivi de la relation contractuelle et commerciale (telles que nos correspondances, réponses aux questionnaires) ou collectées dans le cadre de vos demandes de services ou de vos échanges avec nos services.

Les Données personnelles devant obligatoirement être communiquées pour accéder aux services, sont spécifiées par le symbole * dans nos formulaires ou vous sont notifiées par nos collaborateurs à l’occasion de votre demande de services.

Des informations relatives aux personnes morales représentées, ne constituant pas des Données personnelles au sens de la Réglementation applicable, sont également susceptibles d’être collectées.

Des informations vous concernant peuvent également être collectées par le biais des cookies déposés sur le Site. Pour prendre connaissance de l’ensemble des informations relatives aux cookies, consultez notre notice dédiée à ce sujet.

Combien de temps conservons-nous vos Données ?

Les Données personnelles des visiteurs du Site et des personnes ayant manifesté un intérêt pour nos services, sont conservées 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant de la Personne concernée.

Les Données personnelles des représentants de nos Clients, Prestataires ou Partenaires sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle, prolongée, pour les Données Personnelles nécessaires au respect de nos obligations légales en matière de conservation, des délais de prescription en matière commerciale, comptable et fiscale. Ces durées sont prorogées des durées légales de prescriptions, en cas de litige ou contentieux.

Quels sont les Destinataires de vos Données personnelles ?

Pour la réalisation des finalités précitées, vos Données personnelles sont susceptibles d’être communiquées :

® Aux collaborateurs de Edenred Solutions CSE nécessitant d’y accéder, dans le cadre de leurs fonctions et missions ;

® Aux entités du Groupe Edenred, auquel Edenred Solutions CSE appartient ;

® À nos Sous-traitants, notamment nos prestataires techniques en matière de maintenance du Site et d’hébergement.

Ces derniers peuvent avoir accès à vos Données personnelles ou les traiter pour nous fournir des services liés au Site ou à la gestion des contacts ou de la relation précontractuelle ou contractuelle avec nos services. Nous ne les autorisons pas à exploiter les Données personnelles à des fins marketing, ou pour poursuivre des objectifs autres que de nous fournir leurs services.

En dehors des cas visés ci-dessus, vos Données personnelles, ne feront l’objet d’aucune communication à des tiers, sans votre consentement, sauf si nous y sommes contraints par la loi, une disposition réglementaire, ou une ordonnance judiciaire, ou encore si cette divulgation est rendue nécessaire pour les besoins d’une enquête, injonction ou d’une procédure judiciaire, sur le territoire national ou à l’étranger ou pour établir ou exercer nos droits légaux ou défendre nos intérêts.

Dans les cas où nous communiquons vos Données personnelles à des Destinataires situés en dehors de l'Union européenne, les transferts sont effectués moyennant des garanties appropriées, en conformité avec la Réglementation relative à la protection des données, vers des pays dont la législation a été reconnue comme conférant un niveau de protection adéquat par la Commission européenne ou, à défaut sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne qui permettent de garantir un niveau de protection suffisant de la vie privée et des droits fondamentaux des personnes et du respect des standards techniques utilisés.

Comment sécurisons-nous vos Données personnelles ?

Nous accordons une attention particulière à la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de vos Données personnelles. Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles adéquates aux fins de sécuriser les Données personnelles que nous traitons, au regard de la Réglementation relative à la protection des données et des standards applicables.

Conformément aux exigences de la Réglementation applicable, en vue d’assurer la conformité des Traitements de Données personnelles que nous mettons en œuvre, nous avons désigné un Délégué à la Protection des Données ainsi qu’un Correspondant à la Protection des Données.

Quels sont vos droits vis-à-vis de vos Données ?

Vous disposez des droits suivants sur vos Données personnelles, que vous pouvez exercer auprès d'Edenred Solutions CSE :

Le droit de rectifier vos Données : vous avez le droit de demander une modification de vos informations personnelles si celles-ci apparaissent ne plus être à jour.
Le droit à la suppression des Données et à la limitation : vous disposez également du droit de demander que vos Données personnelles soient effacées ou que leur utilisation soit limitée, notamment lorsque celles-ci ne nous sont plus nécessaires. Nous sommes susceptibles de ne pas pouvoir répondre favorablement à l’ensemble des demandes de suppression eu égard aux obligations légales de conservation auxquelles nous sommes tenus.
Le droit d’accéder à vos Données : vous avez le droit de prendre connaissance des informations collectées par nos services et de la façon dont elles sont traitées.
Le droit d'opposition : vous pouvez vous opposer à l’utilisation de vos Données personnelles pour une ou plusieurs finalités. Dans le cas où les traitements de Données sont nécessaires à la fourniture de services proposés par Edenred Solutions CSE, votre demande d’opposition peut entrainer à la suspension desdits services.
Le droit de retirer votre consentement : lorsque le Traitement repose sur celui-ci, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.
Le droit de demander la portabilité de vos données dans un format lisible par la machine : veuillez noter que ce droit n’est applicable que pour les Données personnelles vous concernant que vous nous avez vous-même transmis et qui ont été collectées par nos services pour des Traitements réalisés sur la base de votre consentement ou pour l’exécution d’un contrat.

Le droit à la portabilité des Données personnelles ne doit pas être confondu avec la réversibilité des Données et informations au titre des contrats conclus avec nos services, celle-ci étant régie par les Conditions Générales de Ventes de Edenred Solutions CSE.

le droit de définir des directives relatives au sort de vos Données après votre décès.

Vous pouvez vous désinscrire, à tout moment, de nos lettres d’information et communications électroniques à visée commerciale en utilisant les liens de désabonnement présents en pied de page de nos communications.

Comment exercer vos droits ?

Pour toute question relative à la présente Notice ou pour toute demande relative à vos Données personnelles, vous pouvez nous contacter :

· En ligne via le formulaire disponible à l’adresse http://rgpd.prowebce.net

· Par courrier électronique à l’adresse : rgpd-dpo@prowebce.com ;

· Par courrier à l’adresse suivante : Edenred ProwebCE – Correspondant à la Protection des Données - 166-180, boulevard Gabriel Péri, 92240 Malakoff.

Nous sommes susceptibles de vous demander, avant d’apporter une réponse à votre demande, la communication d’informations complémentaires, voire d’un justificatif d’identité, afin de vérifier votre identité et de nous assurer de votre qualité de Personne concernée.

Si à la suite de votre demande, nos échanges ne vous apparaissent pas satisfaisants, vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (www.cnil.fr).

Comment être informé des modifications de cette Notice ?

La présente Notice peut être mise à jour à tout moment par Edenred Solutions CSE, notamment pour se conformer aux évolutions du contexte légal et réglementaire. A ce titre, vous êtes invités à la consulter régulièrement.