Changer de fournisseur de chèques cadeaux pour les CSE n’est pas qu’une négociation de prix. C’est un projet “systèmes + usage” qui touche à la conformité URSSAF, au réseau d’acceptation, à l’expérience bénéficiaire (application mobile, e‑cartes, suivi), à la dématérialisation et au pilotage des dotations.
Côté réseau, Edenred Solutions CSE, avec les Carte Kadéos (carte jaune Zenith + nouvelle carte Edenred+ Kadéos), c'est 705 enseignes, plus d'1 million d'offres via la boutique en ligne et 45 000 points de vente physiques.
Pour les chèques-cadeaux papiers Kadéos, ce sont 800 enseignes et plus de 63 000 points de ventes qui sont accessibles aux bénéficiaires dans toute la France.
Côté conformité, la règle structurante reste le plafond d’exonération : 5 % du plafond mensuel de Sécurité sociale (PMSS) par événement et par bénéficiaire. Au 1er janvier 2025, le PMSS mensuel est fixé à 3 925 €, soit un seuil URSSAF communiqué à 196 € pour 2025.
Ce seuil n’est pas une “franchise” : si vous le dépassez sans respecter les trois conditions (événement éligible, lien d’usage, montant conforme), l’ensemble de la valeur devient assujetti.
Enfin, la dématérialisation (carte/app/e‑carte) et une app bien pensée (verrouillage à distance, consultation du solde, assistance) fluidifient l’adoption et réduisent les tickets au support CSE.
Check‑list pré‑migration
Audit du contrat sortant
Avant de basculer vers un nouveau prestataire de chèques cadeaux CSE, il est essentiel de passer au peigne fin votre contrat actuel. Cela permet d’éviter des pénalités imprévues, de sécuriser vos avoirs restants et de mieux négocier la suite.
1. Clauses de préavis et de résiliation
- Vérifiez la durée exacte du préavis (souvent 1 à 3 mois) et les modalités de notification (courrier recommandé, mail avec accusé, etc.).
- Contrôlez la présence d’une reconduction tacite et la date limite pour l’empêcher.
- Notez les éventuelles pénalités de sortie (frais fixes, facturation au prorata).
2. Stocks et avoirs
- Recensez précisément les chèques papier et/ou e-cartes non utilisés.
- Clarifiez les modalités de reprise ou d’échange auprès de l’ancien prestataire.
- Vérifiez les dates de validité : attention aux périodes critiques comme Noël ou la Rentrée scolaire, où la demande est forte et les délais de traitement plus longs.
Pensez à négocier la reprise intégrale des titres non utilisés ou leur extension de validité jusqu’à épuisement.
3. Engagements commerciaux
Listez les avantages inclus dans le contrat : remises, gratuités, SLA (délais de livraison garantis), volume minimum annuel.
Identifiez ceux qui ne seront plus valables après résiliation afin d’éviter de mauvaises surprises pour vos bénéficiaires.
Si vous changez de prestataire, vous pouvez également demander à ce que ces avantages soient repris ou compensés dans le nouveau contrat.
Cartographie des usages actuels
Concernant les différents formats (papier, carte, e‑carte, envois postaux vs e‑delivery)
- À mesurer : volumes, nb bénéficiaires, montants attribués vs consommés, nb de transactions, taux de consommation, délai d’activation, taux de perte.
- Segmentation utile : par mois/année, population (CSE/BU), format, mode d’envoi.
- Sorties attendues : part de dématérialisation (carte + e‑carte), part e‑delivery, tendance mensuelle.
Concernant la volumétrie par événement URSSAF (Noël salarié·es / enfants, rentrée scolaire, naissance/adoption, mariage/PACS, départ à la retraite, …)
- À mesurer : budget voté, montants attribués/consommés, nb bénéficiaires, montant moyen/bénéficiaire, seuil URSSAF par événement (€), respect du seuil (Oui/Non), part hors seuil.
- Sorties attendues : tableau de bord « par événement » avec drapeaux d’alerte quand on dépasse le seuil.
Réseau d’acceptation réellement utilisé
- À mesurer : top enseignes/sites, montants & transactions, canal (magasin / en ligne), région, utilisateurs uniques, taux d’échec de paiement.
- Sorties attendues : top 10 enseignes, répartition en ligne vs magasin, carte / tableau par région.
Concernant les canaux de commande CSE/RH (portail, intégrations SIRH/LDAP, API, e‑mail)
- À mesurer : volumes par canal, délai commande → activation, taux d’incident, statut (OK/Partiel/KO), exports comptables (générés/OK), réf. commande & facture.
- Sorties attendues : part des commandes automatisées (SIRH/API), goulots d’étranglement, fiabilité des exports.
Conformité & traçabilité
Avant tout chose, il est primordial de vérifier l’adéquation des dotations avec les 3 conditions URSSAF : événement éligible, usage en lien avec l’événement, montant ≤ 5 % du PMSS par événement (196 € en 2025).
Ensuite, veillez à bien documenter les justificatifs (ex. seuil par enfant pour Noël/Rentrée) ainsi que la preuve de remise/activation (registre des attributions, horodatage, preuve d’identité).
Nous préconisons également de formaliser une politique cadeaux CSE : liste d’événements retenus, barèmes, règles pour alternants/intérimaires, cas des départs (retraités/anciens salariés) ainsi que la mise en place d'un registre d’attribution (id. bénéficiaire, événement, montant, date, preuve) pour assurer la traçabilité en cas de contrôle.
En effet, des acteurs CSE recommandent explicitement ce registre et la conservation des preuves.
Données & sécurité
Dans la continuité du volet "traçabilité, il s'agit ici de réaliser l'export bénéficiaires (matricule, statut, enfants éligibles, adresses mail/personnelles), et de d'anticiper les questions de DPA (analyse de protection des données) et les modalités RGPD avec le nouveau prestataire (sous-traitant).
Concernant la gouvernance , les principales points à évoquer sont : qui commande, qui valide, qui supporte (CSE vs RH), mise en place d'un process de dotation exceptionnelle et de blocage des cartes.
